Premiers pas avec votre agent personnel dans Notion

La plupart des IA vous donnent une longueur d’avance en rédigeant des textes, suggérant des idées ou répondant à des questions. Mais terminer une tâche implique souvent des étapes supplémentaires, comme mettre à jour un outil de suivi, partager le document et s’assurer que tout reste synchronisé.

Avec l’IA de Notion, vous disposez d’un agent personnel qui, non content de vous aider, fait également le travail à votre place. Des tâches rapides aux flux de travail complexes en plusieurs étapes, il s’occupe de tout. Vous pouvez demander à votre agent de modifier des pages, de mettre à jour des bases de données et même d’analyser des informations dans vos outils et sur le Web.

Découvrez, dans ce guide, comment utiliser votre agent pour :

• Créer, interroger et modifier des bases de données

• Créer et modifier plusieurs pages dans votre espace de travail

• Chercher et analyser des informations dans vos outils connectés

• Personnaliser son fonctionnement

Votre agent peut effectuer des tâches de bout-en-bout en plusieurs étapes. Il vous suffit de lui indiquer vos objectifs et il se mettra au travail. Votre agent est un super utilisateur de Notion : il sait comment travailler avec la plupart des blocs de contenu de Notion. Vous pouvez débloquer votre agent avec n’importe quelle formule incluant l’IA de Notion.

Pour commencer, cliquez sur l’icône circulaire représentant un visage dans le coin inférieur droit de votre espace de travail, ou ouvrez l’onglet IA de Notion dans la barre latérale gauche.

Votre agent peut créer ou modifier des bases de données en quelques secondes. Il vous suffit de décrire ce dont vous avez besoin et il configurera les propriétés, les relations, les graphiques et les vues appropriés, prêts à être utilisés immédiatement. Voici quelques exemples de ce que vous pouvez faire pour commencer :

• Créer une nouvelle base de données. Demandez à l’agent « Crée une base de données de campagne marketing avec des tâches pour trois articles de blog, 15 publications sur les réseaux sociaux et deux e-mails pour les prochains lancements d’automne. Inclue des colonnes pour le ou la propriétaire, la date d’échéance et l’état. Ajoute des vues de chronologie et de tableau. Pour chaque page de tâche, insère un bref aperçu du contenu avec les principaux points de discussion. »

• Modifier les propriétés et les vues de votre base données. Demandez à l’agent : « Crée une vue personnalisée de toutes les tâches qui m’ont été attribuées, puis marque toutes les tâches de septembre comme terminées. »

N’oubliez pas que plus vous êtes précis·e, meilleurs seront vos résultats. Continuez à les peaufiner en indiquant à votre agent ce qu’il doit modifier ou ajouter. Il vous demandera de confirmer toute suppression de page si vous souhaitez enlever quelque chose.

Les PDF sont partout, mais en extraire les informations utiles implique généralement une analyse et un copier-coller fastidieux. Votre agent peut transformer des fichiers statiques en contenu structuré :

• Suivre les détails d’un contrat. Importez le PDF d’un contrat d’un fournisseur et demandez à votre agent : « Transforme ce contrat en un outil de suivi avec des dates clés, des éléments livrables et des tâches. Inclue les dates d’échéance, les propriétaires, les clauses, les modalités de paiement et les alertes de délai. » Votre agent lira le contrat et organisera tout dans un format structuré.

• Organisez les informations de recherche. Si vous avez plusieurs rapports, dites à votre agent : « Parcoure ces PDF de recherche utilisateur et crée un résumé avec les principales conclusions, les citations des utilisateurs et ce que nous devrions faire par la suite, le tout regroupé par domaine de produit. »

L’un des moyens les plus efficaces d’utiliser les agents est de créer et de modifier du contenu. Au lieu de partir de zéro ou de mettre à jour les informations manuellement, votre agent peut gérer le développement de contenu et les mises à jour ciblées. Voici ce qu’il peut faire :

• Créer de la documentation de projet. Pour transformer des notes ou transcriptions de réunion en documents de projet exploitables, vous pouvez dire : « Sur la base du récent brainstorming du projet XYZ, crée un document de lancement de projet avec les objectifs, les rôles de l’équipe et un aperçu chronologique. »

• Gérer votre base de connaissances. Lorsque la politique de votre entreprise change, dites à votre agent : «Nous accordons à chaque personne deux jours de congé supplémentaires, plus un jour de bénévolat et un jour de congé pour son anniversaire chaque année. Peux-tu trouver notre page de politique de vacances et ajouter les nouveaux avantages ? » Votre agent trouvera les pages pertinentes, effectuera les mises à jour et maintiendra la cohérence de votre ton et de la mise en page.

Les informations sont partout : conversations Slack, tickets du service client, fichiers Google Drive, bases de données de projets. Votre agent peut effectuer des recherches dans tous vos outils connectés pour tout rassembler. Voici quelques exemples de ce que vous pouvez faire pour commencer :

• Créer des rapports de commentaires complets. Demandez à votre agent :« Crée un rapport de commentaires des client·es en utilisant les discussions Slack de #customer-feedback et les avis récents sur le Web. Mets en évidence les trois principaux problèmes et propose des solutions. » Votre agent analyse les conversations internes et les sources publiques, découvre les thèmes récurrents et fournit un rapport clair avec des recommandations exploitables.

• Faire des recherches sur la concurrence. Demandez à votre agent : « Examine les études de cas et les présentations dans le dossier Google Drive pour les ventes Enterprise, recherche les offres groupées de produits et les prix des concurrents sur le Web, et crée un guide commercial qui met en évidence nos différenciateurs et les pistes de discussion suggérées. » Votre agent s’appuie sur les ressources internes et les informations externes sur le marché, puis compile le tout dans un guide structuré que votre équipe commerciale peut utiliser immédiatement.

Votre agent s’adapte à votre façon de travailler et de communiquer, devenant un membre de votre équipe personnalisé qui vous ressemble. Vous pouvez ajuster sa personnalité, son apparence et son style de communication en fonction de vos préférences.

Pour commencer, survolez le visage représentant l’IA de Notion jusqu’à voir Personnaliser, puis cliquez pour modifier. Vous pourrez alors :

• Renforcer sa personnalité. Choisissez un nom et un accessoire qui correspondent à votre style.

• Définir des préférences de communication. Créez une page d’instructions pour enseigner à votre agent votre ton, vos flux de travail et vos particularités. Commencer à partir de zéro ou utiliser un modèle.

• Laissez-le apprendre : votre agent apprend au fur et à mesure que vous discutez avec lui. Ajoutez des détails tels que « Sarah est ma responsable » ou « nous nous concentrons sur les lancements de produits » afin qu’il puisse personnaliser les réponses. Au fil du temps, il se souviendra de votre style et de vos flux de travail.

Avec les agents, vous pourrez transformer des idées en systèmes finis grâce à de simples conversations. Vous n’avez même pas besoin de connaissances techniques : décrivez simplement vos objectifs et regardez votre agent leur donner vie.